Welke time management technieken zijn het meest effectief?

Time management, daar hebben we allemaal wel een idee bij. Het praktischer en met meer prioriteit verdeling aan de slag gaan. Deels is dit natuurlijk ook het geval. Maar time management gaat ook, of juist bovenal, over het verdelen van je aandacht. Wat verdient jouw aandacht, naar prioriteit? En hoe zorg jij ervoor dat je niet vervalt in afleidende zaken. Want het is mooi om je prioriteiten helder te krijgen, en daar binnen je professie naar te handelen, maar hoe zorg je dat je jouw aandacht daarbij kunt houden en in de juiste flow en concentratie komt?

De vraag 'wat is time management' zou je kunnen beantwoorden met 'het managen van je aandacht'. Zouden we allemaal zo aandachtig te werk gaan, zo georganiseerd, geconcentreerd, doelmatig en planmatig, dan zouden we heel wat uren per dag overhouden voor andere zaken en dat is écht zo. Het is dan ook interessant om te kijken naar welke time managementtechnieken het meest effectief voor ons zijn. Vooral zelfstandigen kunnen hier veel baat bij hebben, want veel ZZP'ers zullen het wel herkennen dat zij zich soms flink laten afleiden door social media, app-contacten enzovoorts. Je kunt natuurlijk onmogelijk je mobiel in de ban zetten, je wilt immers bereikbaar blijven. Maar toch kun je hem soms beter even op vliegtuigstand zetten.

Uiteraard is time management voor werkelijk iedereen geschikt. Of je nu als zelfstandige werkt of als werknemer: time management zorgt ervoor dat je in een optimale focus - met prioriteiten helder op een rij - je taken beter en sneller kunt vervullen. Werknemers en zelfstandigen kunnen hiervoor een training boeken en hierdoor inzichten op een rij krijgen, die ook daadwerkelijk toegepast kunnen worden op de werkvloer, of thuis aan de keukentafel.

Time management omvat een bewustwordingsproces; het herkennen van valkuilen en het onderscheppen van afleidende factoren, het implementeren van taken en projecten. Er bestaan tal van time management technieken die toegepast kunnen worden; hier zijn dan ook verschillende boeken over geschreven. 

Een belangrijke time management techniek is het verkleinen van projecten in behapbare brokken. Wie immers een project op zijn bord krijgt kan zaken voor zich uit gaan schuiven; je hebt vaak niet het volledige overzicht; het project kan groot zijn en onoverzichtelijk, iets wat ervoor kan zorgen dat er stagnatie oploopt wanneer het niet in kleine taken wordt verdeeld. Het uitpuzzelen van het project zou dan dus een eerste prioriteit moeten zijn. Het klein maken van het project, de taken helder krijgen en deze taken realistisch per dagdeel uitstrijken. 

Het project komt dan in een agenda, verdeeld in stukken. Maar goed, dan ben je er natuurlijk nog niet. Het helder houden van je hoofd, de juiste mindset en werkflow krijgen is minstens zo belangrijk. Tijdens een workshop time management zul je dan ook leren hoe je dit effectief kunt aanpakken en hoe je ervoor zorgt dat jij in die focus terechtkomt en blijft - over een bepaalde tijdsduur. Dit kan voor iedereen anders zijn, daarom is een workshop, cursus of training volgen ook zo belangrijk op gebied van time management.