Effectief werken met time management: 7 tips!

Effectief werken met time management is een manier om werk sneller gedaan te krijgen, werkstress aanzienlijk te verminderen en zelfs tijd over te houden op de gemiddelde werkdag. Wanneer je goed aan de slag gaat met time management, dan ervaar je hier alleen maar voordelen van. Hieronder vind je 7 praktische tips om beter met je tijd om te gaan.

1. Maak een dagplanning
Noteer je taken van de dag en houd je aan deze planning. Het maken van een dagplanning kost je slechts een minuut en uiteindelijk levert dit je minimaal 10 minuten tijdwinst op. Dit betekent dat je over de hele dag gezien minimaal 9 minuten eerder klaar bent met je werk dag gewoonlijk. Dit lijkt niet veel, maar deze minuten kunnen zorgen voor een enorme stressverlaging op het werk.

2. Belangrijke en urgente taken
Leer het verschil tussen belangrijke en urgente taken, zodat je ook leert hoe je deze het makkelijkst in je dag plant. Amerikaans auteur Stephen Covey schreef al eerder over dit verschil en de manier waarop je tegen urgente en belangrijke taken aan moet kijken. De prioriteitenmatrix, waar we later nog eens op terugkomen, geeft ook duidelijk het verschil in prioriteit aan van belangrijke taken en urgente taken.

3. Kerntaken en bijzaken
Ook is het belangrijk om je kerntaken en bijzaken van elkaar te scheiden. Je kerntaken zijn de taken waar jij in uitblinkt en die niemand zo goed kan als jij. De bijzaken zijn minder belangrijk en dragen niet direct bij aan jouw succes op de gemiddelde werkdag. Dit zijn de taken die je uit kunt besteden, zodat je meer tijd hebt om aan je kerntaken te werken.

4. Perfectionisme loslaten
Perfectionisme en time management gaan niet samen. Als je écht effectief wilt werken, dan zal je moeten werken aan het loslaten van perfectionisme. Minder belangrijke taken hebben niet zo veel aandacht nodig als belangrijke taken. Besteed daarom ook minder tijd aan de minst belangrijke taken van de dag, zodat je meer ruimte hebt voor alles wat wel belangrijk is.

5. Plan social media tijd in
Social media nemen tegenwoordig erg veel tijd in wanneer je hier geen grenzen zet. De sociale kanalen weten vaak veel emoties los te maken. Het is vooral asociaal gedrag op social media dat ervoor zorgt dat je er meer tijd aan besteedt dan nodig. Je reageert vanuit je emoties en dan zit er geen stop meer op. Plan twee momenten per dag een klein beetje tijd voor social media in en besteed deze tijd op de sociale kanalen aal positiviteit.

6. Bepaal je eindtijd
Effectief werken met time management zal je alleen goed lukken wanneer je een begin én een eind bepaalt. Veel mensen weten precies wanneer zij beginnen met werken. Dit kan 08.00 uur zijn of misschien een half uurtje later. Je weet wanneer je werkdag begint. Anderzijds weten veel mensen niet van tevoren hoe laat ze klaar zullen zijn met werken. Dit zorgt ervoor dat taken makkelijk uitlopen, door uitstelgedrag of door afleidingen op de werkvloer. Bepaal altijd de tijd waarop je stopt met werken. Door je hier aan vast te houden werk je direct effectiever en met meer focus.

7. Leer prioriteiten stellen
Mensen die niet goed weten hoe zij prioriteiten moeten stellen op het werk komen vaak tijd te kort. Het is daarom van groot belang om elke dag opnieuw prioriteiten te stellen. Alleen dan kun je goed aan de slag met time management en staat niets je meer in de weg om effectief te werken. Vind je het lastig om prioriteiten te stellen? Dan kan de prioriteitenmatrix je hier goed bij helpen.