Zo kun je de perfecte vergaderlocatie kiezen!

Het kiezen van een vergaderlocatie kan het verschil zijn tussen een sterke eerste indruk maken en een belangrijke deal sluiten. Er zijn veel opties om te overwegen bij het kiezen van de perfecte vergaderlocatie Amsterdam - maar maak je geen zorgen, hier zijn een paar eenvoudige tips die we vertrouwen om je te helpen bij het kiezen van een locatie die indruk zal maken op je gasten. Een zaal huren Amsterdam voor je volgende vergadering zal op deze manier een fluitje van een cent zijn! 

Goede service wordt vaak ondergewaardeerd omdat alles soepel verloopt, maar je wilt niet dat service een probleem is, vooral als je een grote deal sluit. Zorg ervoor dat al het personeel ter plaatse professioneel, ervaren en vriendelijk is. Dit omvat de beveiliging, de conciërge, het bedienend personeel en de coördinator. Werken met een contactpersoon op de locatie die bekend is met de ruimte en al eerder evenementen heeft gepland, kan je stress en hoofdpijn besparen. 

Je vergadering heeft misschien een professionelere sfeer nodig, of misschien wil je het leuker en ongedwongener maken. Welke toon je ook kiest voor je bedrijfsevenement, zorg ervoor dat je locatie die sfeer goed kan matchen. Maak een lijst van al je vereisten voorafgaand aan je vergadering. (Bijvoorbeeld podium voor presenteren; ruimte voor traiteur om voor te bereiden, etc.)

Biedt de locatie wifi aan? Heb je een beamer of scherm nodig? Heb je werkende microfoons of een geluidsinstallatie nodig? Waar bevinden zich de stopcontacten in de kamer? Zorg ervoor dat je van tevoren al je technische vereisten overweegt en maak een wandeling door de locatie om over logistiek na te denken. 

Bedenk hoe gemakkelijk het voor je klanten of gasten zal zijn om op de locatie te komen. Heeft de locatie voldoende parkeergelegenheid of valet? Als je gasten van buiten de stad komen, zijn er dan hotels in de buurt en hoe ver is het van je kantoor?

Overweeg of je locatie zowel binnen- als buitenruimte biedt. Organiseer je alleen een vergadering, bied je voor of na het evenement een receptie aan, of misschien een middagpauze? Het hosten van je vergadering op een golfbaan kan de perfecte manier zijn om zaken met plezier te combineren, aangezien je een snelle 9 holes kunt spelen of naar de driving range kunt gaan voor een frisse neus. 

Is het eten en drinken van de vergaderlocatie op peil? Biedt de locatie voedsel- of drankpakketten aan, of moet je een externe cateraar inhuren? Kijk naar prijsopties en specifieke voedselopties die geschikt zijn voor speciale diëten of smaakpapillen.

We weten allemaal dat eerste indrukken essentieel zijn, maar gemak ook. Kijk voor een meerdaagse vergadering naar nabijgelegen attracties, restaurants en het nachtleven - en check in bij andere kamers of activiteiten die je mogelijk ter plaatse kunt organiseren. Niet alleen zal het toevoegen van een aantal leuke activiteiten je evenement gedenkwaardiger maken, maar als je je deelnemers een algehele prettige ervaring biedt, zal dit leiden tot betere zakelijke relaties en een bereidheid om terug te keren naar toekomstige vergaderingen en conferenties.