Het organiseren van een succesvolle netwerkborrel doe je zo!
Het regelmatig organiseren van een netwerkborrel is een goede manier om de relaties binnen je bedrijf te versterken én nieuwe zakelijke kansen te ontdekken. Het kan namelijk een waardevolle investering zijn in de groei van je bedrijf. Natuurlijk vertellen we je graag meer hierover.
Doelstellingen bepalen
Voordat je begint met het plannen van de netwerkborrel en de aankleding ervan (denk aan bekers bedrukken en flyers ontwerpen), is het belangrijk om duidelijke doelstellingen te hebben. Dit zal je helpen bij het nemen van beslissingen tijdens het planningsproces en bij het meten van het uiteindelijke succes van de borrel. Enkele mogelijke doelen zijn:
- Het versterken van de interne teamrelaties.
- Het aantrekken van nieuwe klanten.
- Het vergroten van de naamsbekendheid van je bedrijf.
- Het genereren van nieuwe zakelijke kansen.
- Het tonen van waardering voor bestaande klanten of partners.
Budget vaststellen
Een budget vaststellen is een essentieel onderdeel van het organiseren van een netwerkborrel. Het bepaalt in grote mate de omvang en het bereik van het evenement. Stel een realistisch budget op dat past bij de doelstellingen die je hebt vastgesteld. Binnen het budget moet je rekening houden met kosten zoals locatie, catering, drankjes (bekijk de leuke cupsz bekertjes even), decoraties, entertainment en eventuele promotiematerialen.
Datum en locatie bepalen
Het kiezen van de juiste datum en locatie moet zorgvuldig gebeuren. Zorg ervoor dat je een datum kiest waarop iedereen (of bijna) iedereen aanwezig kan zijn. Check de agenda dus zeker even op andere belangrijke evenementen. Je wilt geen dingen op dezelfde dag gepland hebben staan. De locatie moet passen bij het thema en de doelstellingen van de borrel. Overweeg of je de borrel op kantoor wilt houden of op een externe locatie zoals een restaurant, hotel, conferentiecentrum of zelfs buiten in het park of in de tuin.
Gastenlijst samenstellen
Bepaal wie je wilt uitnodigen voor de netwerkborrel. De gastenlijst kan bestaan uit medewerkers, klanten, leveranciers, zakenpartners, investeerders, potentiële klanten en andere belangrijke contacten. Het kan handig zijn om een mix van interne en externe gasten uit te nodigen, om diverse perspectieven en kansen te bieden. Zodra je de gastenlijst hebt samengesteld, is het tijd om de uitnodigingen te versturen. Dit kan zowel digitaal als op papier gebeuren, afhankelijk van je voorkeur en budget. Zorg ervoor dat de uitnodigingen alle benodigde informatie bevatten, zoals datum, tijd, locatie, dresscode (indien van toepassing) en RSVP-instructies.
Entertainment en activiteiten plannen
Entertainment en activiteiten kunnen de netwerkborrel interessanter maken en gasten betrokken houden. Denk aan (live) muziek, sprekers, workshops, of zelfs een korte presentatie over het bedrijf of een ander relevant onderwerp.
Catering regelen
Met een lege maag wordt het luisteren naar en eventuele presentatie voor iedereen lastig. Zorg er dus voor dat er eten en drinken is voor de gasten. Afhankelijk van je budget en de locatie, kun je kiezen voor een buffet, hapjes, een cocktailbar, of zelfs een volledig diner. Zorg ervoor dat er voldoende opties zijn om aan verschillende dieetwensen te voldoen.
Follow-up en evaluatie
Na de netwerkborrel is het belangrijk om follow-up te doen. Stuur bedankbriefjes naar de aanwezigen en overweeg het versturen een follow-up e-mail om de relaties verder te versterken. Evalueer ook het succes van de borrel aan de hand van de doelstellingen die je aan het begin hebt vastgesteld. Wat heeft de borrel opgeleverd? Welke lessen kun je trekken voor toekomstige evenementen? Aan de hand daarvan kun je weer aan de slag met de volgende!
Lees ook